Verwerkersovereenkomst

1. Partijen en rollen

Deze verwerkersovereenkomst (hierna: de Overeenkomst) hoort bij elke opdracht waarbij een zakelijke klant (hierna: de Verantwoordelijke) Okiatech B.V. (hierna: de Verwerker) instructie geeft om persoonsgegevens van derden te verwerken. De Verwerker is een besloten vennootschap (B.V.), gevestigd aan Eerste Helmersstraat 42, 1054 DG Amsterdam, Nederland, KvK 64390335, btw-id NL832342774B01, bestuurder Maarten van der Berg.

Boek je als artiest of band je eigen sessie, dan is Okiatech zelf verwerkingsverantwoordelijke. Daarvoor geldt de privacyverklaring, niet deze Overeenkomst. Deze tekst is bedoeld voor uitgevers, labels, agencies en productiemaatschappijen die bijvoorbeeld een podcast- of luisterboeksessie of een zangopname inkopen voor talent dat zij zelf hebben gecontracteerd.

De Overeenkomst vult artikel 28 AVG in. Commerciële afspraken — tarief, aanbetaling van 35 %, 2 revisierondes, betaling binnen 14 dagen — staan in de offerte en de algemene voorwaarden. Bij strijd over gegevensbescherming gaat deze Overeenkomst voor; bij strijd over prijs of planning gaan offerte en voorwaarden voor.

2. Voorwerp en duur

De Verwerker neemt op, monteert, mixt of mastert audiosignalen en bewaart de daarbij horende sessiemappen, uitsluitend in opdracht van de Verantwoordelijke. De verwerking start op de datum van de aanvaarde offerte en eindigt wanneer de Verwerker de bestanden heeft gewist of teruggegeven volgens artikel 11, of zoveel eerder als de opdracht schriftelijk stopt.

De Overeenkomst blijft gelden zolang de Verwerker persoonsgegevens voor de Verantwoordelijke heeft, inclusief de archiefperiode van 9 maanden. Ze eindigt vanzelf als er geen persoonsgegevens van de Verantwoordelijke meer bij de Verwerker berusten.

3. Aard, doeleinden en instructies

De aard van de verwerking is technische opname, montage, mix en mastering in de 3 ruimtes van de studio in Amsterdam, plus bestandsuitwisseling met de Verantwoordelijke. Het doel is beperkt tot het leveren van de overeengekomen audio. De Verwerker gebruikt de opnamen niet voor eigen publicatie, portfolio, training van modellen of werving.

De Verwerker verwerkt alleen op gedocumenteerde instructie van de Verantwoordelijke, inclusief instructies over doorgifte, tenzij Unierecht of Nederlands recht een andere handeling eist. In dat laatste geval meldt de Verwerker dat vooraf, tenzij het recht die melding verbiedt. Een instructie die naar het oordeel van de Verwerker in strijd is met de AVG, wijst de Verwerker schriftelijk af.

Instructies gaan via de aanvaarde offerte, e-mail naar [email protected], of een schriftelijk addendum. Mondelinge aanwijzingen tijdens een sessie gelden als instructie zodra de engineer ze in de sessienotitie vastlegt en de Verantwoordelijke ze niet dezelfde dag schriftelijk weerspreekt.

4. Categorieën betrokkenen en gegevens

Bijzondere categorieën (gezondheid, politiek, geloof, seksuele gerichtheid) verwerkt de Verwerker niet doelbewust. Klinken die in een opname omdat het manuscript of het gesprek dat meebrengt, dan blijven ze in het audiobestand. De Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor een grondslag tegenover die betrokkenen. De Verwerker vraagt geen extra vragenlijst over gezondheid of achtergrond.

5. Verplichtingen van de verwerker

De Verwerker:

• zorgt dat wie toegang heeft — de drie teamleden, onder wie Maarten van der Berg — tot geheimhouding is gehouden;
• neemt de beveiligingsmaatregelen van artikel 7;
• schakelt geen extra subverwerker in buiten artikel 6;
• helpt de Verantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen, binnen de redelijke grenzen van een studio zonder 24-uurs balie;
• helpt bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling als de Verantwoordelijke die uitvoert en de studio-informatie nodig heeft;
• stelt de Verantwoordelijke in staat te controleren dat deze Overeenkomst wordt nageleefd, volgens artikel 12;
• wist of geeft terug volgens artikel 11.

De Verantwoordelijke garandeert dat de instructie rechtmatig is, dat betrokkenen zijn geïnformeerd, en dat een grondslag bestaat. De Verwerker is geen privacyadvocaat van de Verantwoordelijke.

6. Subverwerkers

De Verantwoordelijke geeft hierbij algemene schriftelijke toestemming voor de volgende subverwerkers:

• TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, the Netherlands — hosting van de website okiatech.click en de technische omgeving die daarbij hoort; site www.transip.eu;
• FormSubmit (formsubmit.co) — alleen als de Verantwoordelijke of een contactpersoon het contactformulier gebruikt. Die doorgifte naar de Verenigde Staten staat in artikel 7 van de privacyverklaring. Vermijden kan via [email protected] of 020 737 0891.

Een nieuwe subverwerker kondigt de Verwerker minstens veertien dagen van tevoren aan per e-mail. De Verantwoordelijke mag binnen die termijn schriftelijk bezwaar maken. Zonder zwaarwegende reden die met gegevensbescherming te maken heeft, is dat geen eenzijdige ontbindingsgrond voor de studio-opdracht; partijen zoeken dan een andere technische route. De Verwerker legt subverwerkers dezelfde plichten op als in deze Overeenkomst, voor zover die bij hun dienst passen.

De huisaccountant en de bank van de Verwerker verwerken factuurgegevens van de studio zelf. Dat is geen subverwerking van de talentbestanden van de Verantwoordelijke.

7. Beveiliging

Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten en de aard van studio-audio, treft de Verwerker onder meer:

• HTTPS op okiatech.click;
• individuele accounts voor het team, geen gedeelde wachtwoorden;
• versleutelde werkschijven en back-updragers;
• afgesloten pand aan Eerste Helmersstraat 42 buiten sessies;
• levering van bestanden via een afgesproken kanaal van de Verantwoordelijke of een beveiligde download, niet via een openbare map;
• wissing na de archieftermijn.

De Verwerker garandeert geen onmogelijk risico-nul. Een opname in een live room met 5 mensen is per definitie hoorbaar voor wie in die ruimte staat. De Verantwoordelijke zorgt dat gasten dat weten.

8. Doorgifte buiten de EER

Sessiebestanden bewaart de Verwerker in Nederland. Een doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats op instructie van de Verantwoordelijke (bijvoorbeeld levering naar een Amerikaanse distributeur) of via FormSubmit als iemand het siteformulier gebruikt. Zonder een geldig doorgiftemechanisme uit hoofdstuk V AVG — een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een uitzondering van artikel 49 — voert de Verwerker die doorgifte niet uit op eigen initiatief.

9. Rechten van betrokkenen

Krijgt de Verwerker een verzoek tot inzage, wissing of een ander recht van iemand die op de opname staat, dan stuurt de Verwerker dat verzoek binnen 2 werkdagen door naar de Verantwoordelijke en wacht op instructie, tenzij de wet directe actie eist. De Verwerker beantwoordt betrokkenen niet zelf over het doel van de opname.

Technische hulp — een kopie van de takes, een lijst van bestandsnamen, het wissen van een gasttrack — levert de Verwerker tegen het uurtarief dat in de lopende opdracht staat, of anders tegen € 89 per studio-uur, tenzij het een correctie van een fout van de Verwerker betreft. Dat uurtarief is inclusief 21 % btw.

10. Datalekken

Ontdekt de Verwerker een inbreuk in verband met persoonsgegevens van de Verantwoordelijke, dan meldt de Verwerker dat zonder onredelijke vertraging, en waar mogelijk binnen 48 uur na ontdekking, aan het contactadres van de Verantwoordelijke. De melding bevat wat bekend is: aard van het incident, categorieën en bij benadering het aantal betrokkenen, waarschijnlijke gevolgen, en maatregelen die al zijn genomen of worden voorgesteld.

De wettelijke melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33 AVG) is de taak van de Verantwoordelijke, tenzij partijen schriftelijk anders afspreken. De Verwerker levert de feiten die hij heeft. Een incident in de live room of cabine dat geen persoonsgegevens op een schijf raakt — een omgevallen microfoon, een te late gast — is geen datalek in de zin van dit artikel.

11. Bewaartermijn, teruggave en wissing

Na de laatste levering bewaart de Verwerker de werkmappen 9 maanden, zodat een late revisie of een kwijt bestand nog te herstellen is. Daarna wist de Verwerker de audio van de werkschijven en back-ups, behalve als de Verantwoordelijke eerder schriftelijk om teruggave of eerdere wissing vraagt, of als Nederlands recht langere bewaring eist.

Facturen en de boekhouding van Okiatech B.V. blijven zeven jaar bewaard. Die stukken bevatten doorgaans de naam van de Verantwoordelijke en een projectomschrijving, niet de takes zelf. Ze vallen onder de eigen verantwoordelijkheid van de studio, beschreven in artikel 4 van de privacyverklaring.

Teruggave gebeurt in het formaat dat de opdracht al gebruikte, of in WAV/ZIP als dat formaat ontbreekt. De Verwerker hoeft geen oneindige reeks kopieën te bewaren nadat de Verantwoordelijke ontvangst heeft bevestigd.

12. Controle en audits

De Verantwoordelijke mag één keer per twaalf maanden, en extra bij een redelijk vermoeden van een inbreuk, schriftelijk vragen hoe deze Overeenkomst wordt nageleefd. De Verwerker antwoordt met een beschrijving van de maatregelen. Een fysieke audit in de studio aan Eerste Helmersstraat 42 kan op afspraak tijdens Ma–vr 09:00–21:00 · za 10:00–18:00, zonder de sessie van een andere klant te verstoren en zonder toegang tot andermans schijven.

Een audit door een externe partij is voor rekening van de Verantwoordelijke. De auditor sluit een geheimhouding. De Verwerker mag een auditor weigeren die een directe concurrent is van Okiatech.

13. Aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid voor de studio-opdracht volgt de algemene voorwaarden. Voor schade die volgt uit een verwerking in strijd met deze Overeenkomst of met de AVG, geldt artikel 82 AVG: de Verwerker is aansprakelijk wanneer hij buiten de instructie is getreden of zijn eigen plichten uit de AVG niet is nagekomen. Boetes van een toezichthouder die het gevolg zijn van een onrechtmatige instructie of ontbrekende grondslag van de Verantwoordelijke, komen niet voor rekening van de Verwerker.

14. Recht, taal en wijzigingen

Op deze Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. De rechter in Amsterdam is bevoegd, onverminderd dwingend recht. De Nederlandse tekst is de authentieke versie. Ingangsdatum 1 oktober 2026, laatste bijwerking 1 oktober 2026.

Wijzigingen van deze modeltekst op de site gelden voor nieuwe opdrachten. Lopen de opnamen al, dan wijzigt de Overeenkomst alleen als beide partijen dat schriftelijk bevestigen, of als de wet een aanpassing dwingt. Contact: [email protected], 020 737 0891, Eerste Helmersstraat 42, 1054 DG Amsterdam.