Privacyverklaring

1. Wie verwerkingsverantwoordelijke is

Verwerkingsverantwoordelijke is Okiatech B.V., een besloten vennootschap (B.V.) gevestigd aan Eerste Helmersstraat 42, 1054 DG Amsterdam, wijk Oud-West, Nederland. KvK 64390335, btw-id NL832342774B01. Bestuurder: Maarten van der Berg. Telefoon 020 737 0891, e-mail [email protected].

Deze verklaring geldt voor de website okiatech.click en voor de verwerking die hoort bij offertes, reserveringen, opnamesessies, mix, mastering, podcast- en luisterboekwerk, en facturatie. We verwerken persoonsgegevens volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (verordening (EU) 2016/679, hierna AVG) en de Uitvoeringswet AVG. Nederlands recht is van toepassing. De Nederlandse tekst is leidend; de Engelse pagina is een getrouwe vertaling ter informatie.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangewezen. Dat is voor onze omvang en kernactiviteit niet verplicht. Vragen over privacy kun je richten aan Maarten van der Berg of het team, via [email protected] of het contactformulier. We antwoorden binnen 2 werkdagen. Identiteit en vestigingsgegevens staan ook in de juridische informatie.

2. Voor wie deze verklaring geldt

Deze tekst is bedoeld voor bezoekers van de site, mensen die ons een project sturen, en opdrachtgevers die zelf in de studio komen — solisten, bands tot 5 musici, podcasters en sprekers. Boek je een zangopname, bandopname, mix, master of podcast of luisterboek, dan gebruiken we je gegevens om die opdracht uit te voeren.

Neemt een uitgever, label of productiemaatschappij bij ons mensen op die niet zelf de opdrachtgever zijn — bijvoorbeeld een ingehuurde stem of podcastgasten — dan bepaalt die opdrachtgever het doel van de opname. Okiatech B.V. treedt dan op als verwerker. De afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst. Voor die betrokkenen geldt in de eerste plaats het privacybeleid van de opdrachtgever.

3. Welke gegevens we verzamelen

Via het contactformulier: naam, e-mailadres, telefoon (niet verplicht), gekozen dienst, voorkeursdatum (niet verplicht) en een omschrijving van het project. Verplichte velden zijn nodig om te kunnen reageren. Zonder naam en e-mail maken we geen offerte.

Bij reservering en uitvoering: factuurgegevens, artiesten- of bandnaam, planning, e-mail- of telefoonwisseling, en kenmerken van een overboeking. We werken met factuur en overboeking. Creditcardnummers slaan we niet op.

Opnamen: stem, spraak en muzikale uitvoering zijn persoonsgegevens als jij herkenbaar bent. We gebruiken ze om de gekozen dienst te leveren: de ruwe takes, de mix met 2 revisierondes, of de master in het gevraagde formaat. Als jouw team de sessie filmt, is die beeldenstroom jouw verantwoordelijkheid.

Technische gegevens: TransIP B.V. houdt verbindinglogs bij (IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina, user-agent) om de site te beveiligen. Je cookiekeuze staat in de lokale opslag van je browser onder de sleutel oktc_consent_v1 en bevat geen naam of e-mail. Details: cookiebeleid.

Bijzondere categorieën vragen we niet. Moet een sessie verschuiven om gezondheidsredenen, dan volstaat dat je onbeschikbaar bent. Een medische verklaring vragen we niet. Leeftijd controleren we alleen als dat nodig is om 16 jaar te respecteren.

4. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen

We verkopen gegevens niet en verhuren ze niet. We sturen geen nieuwsbrief en geen reclamemail. Een nieuw doel dat niet verenigbaar is met het oorspronkelijke, zetten we niet in zonder toestemming of een andere geldige grondslag.

Waar we een gerechtvaardigd belang gebruiken, toetsen we of het doel echt is, of de verwerking nodig is en of jouw belangen niet zwaarder wegen. Je kunt om een samenvatting van die toets vragen en bezwaar maken (zie artikel 9).

5. Stem, beeld, minderjarigen en automatisering

Je stem en je gezicht vallen onder de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. We zetten geen fragment van jouw sessie op de site, geen portret van de sessie en geen naam in een portfolio, tenzij je daar vooraf schriftelijk mee instemt. De sfeerbeelden op okiatech.click zijn gemaakt met beeldgeneratie; ze tonen geen echte klanten.

Opnamen van opdrachtgevers gebruiken we niet om systemen voor kunstmatige intelligentie te trainen, te testen of te verbeteren. We maken geen stemkloon en geen synthetische stem naar jouw voorbeeld, behalve als je dat zelf, schriftelijk en specifiek vraagt als onderdeel van een opdracht.

De minimumleeftijd voor een boeking is 16 jaar. Dat sluit aan bij artikel 5 van de Uitvoeringswet AVG: voor een dienst van de informatiemaatschappij is in Nederland zestien jaar de leeftijd waarop een minderjarige zelf toestemming kan geven. Sessies voor iemand onder de 16 boekt een wettelijke vertegenwoordiger. Het formulier is niet bedoeld als online dienst die zich tot kinderen richt.

6. Wie toegang heeft

Toegang hebben de drie mensen van het studieteam, ieder binnen de eigen taak: planning, opname, mix, mastering of administratie. Maarten van der Berg is eindverantwoordelijk. Daarnaast kunnen de volgende ontvangers gegevens zien, alleen voor het doel hierboven:

• TransIP B.V., Vondellaan 47, 2332 AA Leiden, the Netherlands — hosting van de website; zie www.transip.eu;
• FormSubmit (formsubmit.co) — doorsturen van het contactformulier naar onze mailbox;
• onze accountant, gehouden aan geheimhouding, voor factuurgegevens;
• onze bank, voor overboekingen;
• een advocaat of rechter, als een geschil daartoe dwingt;
• overheidsinstanties die een wettelijk verzoek doen.

Wie voor ons persoonsgegevens verwerkt, doen we dat alleen met een contract dat voldoet aan artikel 28 AVG. Voor opdrachtgevers die zelf verwerkingsverantwoordelijke blijven, is dat contract de verwerkersovereenkomst.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

De website draait bij TransIP B.V. in Nederland. FormSubmit wordt vanuit de Verenigde Staten aangeboden. Stuur je het formulier, dan gaat de inhoud van dat bericht langs servers buiten de EER. Voor zover wij weten is deze aanbieder niet gecertificeerd onder het EU-VS Data Privacy Framework. De doorgifte steunt op artikel 49 lid 1 onder b AVG: zij is nodig voor de precontractuele stappen die jij start door ons een project te sturen.

Wil je die doorgifte vermijden, schrijf dan naar [email protected] of bel 020 737 0891. We behandelen het verzoek hetzelfde. We vragen in het formulier niet meer velden dan nodig zijn om te antwoorden en een uur in te plannen binnen Ma–vr 09:00–21:00 · za 10:00–18:00.

8. Beveiliging en datalekken

We nemen maatregelen die passen bij een kleine studio: de site draait uitsluitend via HTTPS, toegang tot bestanden is beperkt tot het team met individuele accounts, schijven van werkstations en back-updragers zijn versleuteld, de studio aan Eerste Helmersstraat 42 is buiten sessies afgesloten, en werkbestanden gaan eraf na 9 maanden. Wachtwoorden zijn uniek; waar de dienst het toelaat zetten we tweestapsverificatie aan.

Ontdekken we een inbreuk in verband met persoonsgegevens die risico’s meebrengt, dan melden we die binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens (art. 33 AVG). Is het risico hoog, dan informeren we jou ook rechtstreeks (art. 34 AVG). Geen verbinding over het internet is volledig waterdicht; vanaf het moment dat gegevens bij ons binnen zijn, gelden onze maatregelen.

9. Jouw rechten

Je hebt de volgende rechten:

• inzage in je gegevens en in informatie over de verwerking (art. 15 AVG);
• rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens (art. 16);
• wissing, vooral als de gegevens niet meer nodig zijn (art. 17);
• beperking van de verwerking in de gevallen van art. 18;
• overdraagbaarheid van de gegevens die je ons gaf, in een gangbaar machineleesbaar formaat (art. 20);
• bezwaar tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang (art. 21);
• intrekken van toestemming, zonder dat eerdere verwerking onrechtmatig wordt (art. 7 lid 3).

Stuur je verzoek naar [email protected] of per post naar Eerste Helmersstraat 42, 1054 DG Amsterdam. We reageren binnen een maand. Bij een ingewikkeld verzoek mag die termijn met twee maanden worden verlengd; dan laten we dat weten (art. 12 lid 3 AVG). Het uitoefenen van je rechten is kosteloos. Twijfelen we redelijkerwijs aan je identiteit, dan mogen we om extra gegevens vragen.

Sommige bestanden moeten we bewaren vanwege de fiscale plicht van zeven jaar. Inzage of wissing van een factuurregel kan dan beperkt zijn. Sessiebestanden die nog binnen de 9 maanden vallen, kunnen we op verzoek eerder wissen, tenzij we ze nodig hebben voor een open revisie of een geschil.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder, via autoriteitpersoonsgegevens.nl. We vragen je eerst ons te schrijven: de meeste vragen lossen we zo sneller op.

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Een cookie is een klein bestand dat een site op je apparaat zet om een voorkeur te onthouden of gebruik te meten. Andere technieken, zoals lokale opslag in de browser, vallen onder dezelfde regels van artikel 11.7a van de Telecommunicatiewet.

okiatech.click plaatst geen cookies voor bereikmeting, reclame of sociale netwerken. We slaan alleen je keuze uit het cookiebanner op in de lokale opslag, onder de sleutel oktc_consent_v1, voor 182 dagen. Het banner heeft vijf categorieën — noodzakelijk, functioneel, analytisch, marketing en weergavevoorkeuren — en drie gelijkwaardige knoppen: alles accepteren, alles weigeren en zelf instellen. De vier optionele categorieën zijn nu leeg.

Komt er later een traceur bij die toestemming nodig heeft, dan vragen we die opnieuw. Uitleg en de tabel met namen staan in het cookiebeleid. Je keuze open je opnieuw via cookievoorkeuren beheren.

11. Links naar andere websites

De site verwijst naar derden, bijvoorbeeld de kaart van OpenStreetMap op de contactpagina en de hulppagina’s van browsers in het cookiebeleid. Die diensten hebben een eigen privacybeleid. Okiatech B.V. is niet verantwoordelijk voor hun verwerking. We sluiten geen ingesloten kaart, video of social-widget in die extra cookies zou zetten.

12. Wijzigingen, taal en contact

Deze verklaring beschrijft onze praktijk. Ze beperkt niet de rechten die je al hebt op grond van de wet. We kunnen de tekst aanpassen als onze diensten of de regels veranderen. De nieuwe versie komt op deze pagina, met ingangsdatum 1 oktober 2026 en laatste bijwerking 1 oktober 2026, en vervangt de vorige. Bij een wijziging die je merkbaar raakt, mailen we bestaande opdrachtgevers.

Bijzondere voorwaarden over aanbetaling (35 %), kosteloos annuleren tot 5 dagen van tevoren en betalingstermijn voor zakelijke facturen (14 dagen) staan in de algemene voorwaarden. Prijzen, inclusief 21 % btw, staan per dienst, bijvoorbeeld € 89 per studio-uur zang of € 79 per podcastuur.

Contact: Okiatech B.V., Eerste Helmersstraat 42, 1054 DG Amsterdam — [email protected] — 020 737 0891. Openingstijden: Maandag t/m vrijdag 09:00–21:00, zaterdag 10:00–18:00, alleen op afspraak. Route: Tram 3 of 12 naar halte Eerste Constantijn Huygensstraat, daarna ongeveer vier minuten lopen. Tram 1 of 7 naar Leidseplein, daarna circa acht minuten via Overtoom. Fietsenrek voor de deur.